CARA MEMBUAT KARTU PELAJAR DENGAN MAIL MERGE

Membuat Kartu Pelajar dengan Mail Merge

Kali ini saya berusaha menjelaskan melalui contoh kasus yang kebetulan sedang di kerjakan saat ini, dan ini juga tugas Sekolah, hanya memberikan informasi Bagaimana Cara Membuat Kartu Pelajar dengan Mail Merge (Pekerjaan ini memang melelahkan dan memakan waktu yang tidak sedikit apalagi bagi anda yang belum mengetahui cara pembuatannya dengan mail merge astungkara dengan cara ini saya yakin anda bisa menghemat berberapa jam dari waktu pengerjaan dengan cara konvensional

Dengan sedikit kreativitas Tutorial di bawah ini juga bisa anda implementasikan untuk membuat;

1. Name Tag Nama Kartu Undangan
2. Menuliskan Nama dan Alamat Tujuan untuk surat yang ditujukan secara masal (banyak)
3. Membuat ID Card

Warning tutorial ini hanya berlaku bagi para pengguna yang telah mahir ms.excel dan ms.word (advance Level)

Dan disini saya mengginakan Ms.Word 2007 dan Ms.Excel 2007

Ok Let’s begin…

A.  SIAPKAN DATABASE (Ms.Excel)

Pada bagian ini kita akan membuat basis data yang di buat di excel, pada contoh kasus ini (kartu Pelajar saya gunakan), tentunya basis datanya adalah Biodata siswa yang bisa langsung di copas dari daftar absen yang sudah dimiliki oleh sekolah masing-masing.  Berikut adalah contoh basis data yang kita buat di excel.

buat beberapa kolom Tanpa di gabung untuk Nama, TTL, Agama,NISN,Alamat,Telp/Hp.  Kolom bisa di tambah sesuai kebutuhan yang nantinya bisa di printout jadi kartu pelajar

(PERHATIKAN POSISI BARIS DAN KOLOMNYA TIDAK BOLEH ADA YANG DI MERGE/GABUNG KOLOMNYA)–>Mungkin ini yang menyebabkan para penanya yang dibawah bisa gagal input code…!

Jika data sudah benar, simpan/save dengan nama yg di inginkan; misal saya kasih nama contoh_database.xlsx, untuk mempurmudah proses pembacaan database simpan file di layar desktop lalu tutup/close/exit Ms.Excel.

B.  Buat Format Kartu Pelajar di Ms.Word

Langkah selanjutnya adalah membuat bentuk/format kartu peserta yang akan di printout pada lembaran baru Ms.Word, contohnya sbb :

 C.  INSERT FIELD DARI DATABASE EXCEL (MAIL MERGE)

Di sinilah kita akan memasukan data yang di ambil dari database excel, proses ini disebut mail merge.

1. Pastikan format databse di ms excel dalam keadaan tertutup/ sudah di close/exit.
2. Ingat!! dimana tadi anda menyimpan file excel tersebut (di contohkan tadi di desktop)
3. Cari menu Mailings   –> select recipiens –> use existing list.. 

 

4. Arahkan window select data source ke tempat kita menyimpan data, lalu klik open

5. Pada Window select table, klik OK untuk memilih sheet database.
6. Insert Field masing – masing data pada kartu peserta, yaitu Nama, TTL, Agama,NISN,Alamat,Telp/Hp dengan cara mengklik menu “Insert Merge Field” dan klik field yang sesuai dengan kebutuhan baris dalam format. 

7. Sehingga menjadi .. 

8. Diakhir Field No.Meja, tambahkan kode “Next Record” sehingga menjadi .. (menu ini ada di sebelah insert merge Field.. Perhatikan gambar dibawah!)

9. Lihat Hasil insert filed dengan mengklik “Preview Results” .. 

10. Jika anda sudah yakin bahwa data hasil import field benar, dan format sudah sesuai keinginan , copas format yg ada agar dalam 1 lembar kertas yang nanti di printout terdapat 6 KARTU PESERTA dengan melayout 1 lembar menjadi 2 kolom (menu page layout) .  Sehingga menjadi sbb :